マルチタスク必須の営業職におすすめしたいGoogle Keep・カレンダー・Gmailの最強コラボ。

僕は今、海外(タイ)で製造業の営業職としてサラリーマンをしています。

仕事内容は海外だからといって緩いわけではなく、その仕事は多岐にわたり言わば営業職(または管理職)特有の”マルチタスク”が当たり前の多忙な日々を過ごしています。

そんな忙しい状況の中でたどり着いた最も簡単でかつ効果のあった”仕事効率化ハック”が、Google Keep・カレンダー・Gmailという最強のコラボレーションでした。

80%の業務タスクはGoogleだけで完結する

メールは会社員が最も使うツールと思いますが、僕はメールが来れば自動的にGmailへ転送されるように設定しています。

また、自分のスマホにGmailアプリで同期していますから、移動中の車内からでもサクッと返信できるようになっていますので、かなりの時短になっていますね。

日々のスケジュールは、Google カレンダーで全て管理しています。

また、僕自身のカレンダーのみならず、例えば日本から出張者(上司)が来る場合など、その方の日程もカレンダーに入れ込んでいますので、パッと予定が分かり大変便利ですよ。

現在進行中のプロジェクトや日々のタスクなどは、全てGoogle Keepで一元管理しています。

会社員、特に営業職や管理職の方は、1度に20〜30以上ものプロジェクトやタスクが同時進行していると思いますが、Google Keepなら全てを見える化でき、また項目ごとにラベル付けが可能です。

今記事では、これら3つのツールについて詳しくご紹介していきますね。

手書きのメモ帳だけでは不十分

メールはまだしも、スケジュールやタスク管理なんて手書きメモで十分では?と言う方もいますが、僕は以下の理由からメモ帳だけでは不十分だと思うのです。

理由①「優先順位の高い順に並べられない」

手書きだとどうしても、書いた順番がその順番になってしまいます。しかし、実際は仕事には優先順位があるはずですよね。

その点、Google Keepなら、優先順位付けが出来ますから、大変重宝しています。

理由②「急なスケジュール変更やタスクの書き換えが難しい」

仕事のスケジュールに変更は付きものです。また、やっているタスクが変更したり期日が前後したりすることも、多々あります。

そんなときに便利なのが、ワンクリックでスケジュール管理ができるGoogle カレンダーですね。

理由③「時間差タスクに対応できない」

タスクというものは、そのとき直ぐにやれば良いということでもありません。タスクによっては、1日後・1週間後あるいは1ヶ月に発生するもので、事前に分かっているものがありますよね。

そんなときに役立つのが、日程を指定してポップアップ通知をしてくれるGoogle KeepやGoogle カレンダーです。

ちなみに僕は、近日中に手書きのメモ帳を一切卒業しようと思っています。そう、タブレットやタッチペンなどを仕事に取り入れる予定にしていますよ。

気になる方は、ぜひ下記の記事を参考にしてみて下さい。

 

会社メールをGmailに置き換える

マルチタスク型の業務をこなすために、最も必要かつ最初の1歩が会社で使用しているメールを「Gmail」に置き換えることです。

それは会社のメールは会社のパソコンでしから送受信できないなど、自由度が大変低いからですね。

また以下で詳しくご説明するGoogle カレンダーやGoogle Keepなどを使うためには、Gmail(Googleのメール)がアカウントとして必要ですので、マストでアカウント作成をして下さい。

もちろん会社によってはGmailに置き換えることが許されていない場合もありますので、そういった方は以下の送受信設定だけでも必ず行いましょう。

 

スマホでの送受信設定を必ずしておこう

Gmailに登録(アカウント作成)を済ませれば、会社のメールをGmailに転送(または送受信設定)が出来ます。

ということは、つまりスマホまたはタブレットにGmailアプリを入れておけば、パソコンを持っていなくてもメールの受信と確認が出来るわけですね。

この記事」のような設定をしておけば、Gmailを通して会社のメールアドレスで送受信も可能です。

1度設定をしてしまえば外出時もパソコンを持ち運ぶ必要がなく、スマホやタブレットから簡単にメールの作成・送信または返信などを行うことが出来ますよ。

 

自分と上司のスケジュールをGoogleカレンダーで一元管理

Gmailアカウントを取得しておけば、Googleが同じく提供する「Google カレンダー」を無料で使うことが出来ます(もちろんGmailも完全無料です)。

このカレンダーが大変優れていて、スマホやタブレットに同期できるのは当然として、他のGmailアカウント保有者とも簡単にスケジュールを同期することが可能です。

しかし、同い年の同僚はまだしも年上の先輩や上司がGmailアカウントを持っていない(または使いこなせない)ことが、ほとんどだと思います。

僕が働いている会社も実はソレなんですが、僕は自分のGoogle カレンダーに上司(または日本からタイにくる出張者のスケジュール)を全て入れ込んで、自分だけで一元管理していますよ。

 

スケジュールは移動時間で入れておくと間違わない

そして、新卒の方に特に多いのですが、スケジュールを組むときに移動時間を考慮しない方を見かけます。

ギリギリで移動する、または移動を何時にするなど念頭に置くことが大嫌いな僕は、カレンダーに日時を入れる場合、移動時間で入力するようにしていますよ。

つまり14:00から○○商事とのアポがあり、移動に30分かかるとするのであれば、”13:30 ○○商事とのアポ”と移動時間もアポのうちとして組み込んでしまっています。

こうすることで余裕を持って行動が出来ますし、第一、移動開始のタイミングを自分次第にせず、きっちりと自動化することによって、ポカを未然に防ぐことが出来ますね。

 

全てのタスクやプロジェクトをGoogle Keepで見える化させる

営業職の方、あるいは管理職の方、もしくはその両方の方(今の僕)であれば、かなり共感してくれると思うのですが、20〜30個またはそれ以上のプロジェクトやタスクが同時に走っていませんか?

特に中小企業などであれば、一人ひとりの役割や範囲が広く、この傾向があるように感じますね。

そんな、まさにマルチタスク必須の会社員におすすめしたいのが、「Google Keep」というGoogleが無料提供しているサービスです。

僕が今まで使ってきた仕事効率化に関するサービスの中で、最も便利でマルチタスクに最適なサービスはこのGoogle Keep以外考えられません。

 

ラベルを活用して案件や客先ごとにしっかりと整理する

上の写真は、今記事を書くために架空のプロジェクトやタスクをGoogle Keepへ入れ込んでるのですが、このように全てを簡単に”見える化”できる点が大変優れています。

各プロジェクトやタスクはラベル付け出来ますし、特に重要な案件には色付けや貼付け位置の固定までクリック1つで行うことが出来ますね。

またGoogle Keepではテキスト・写真・音声・手書きなど、いろいろな方法で文字通りキープしてくれるのも魅了です。

今回はかなりメジャーな仕事効率化サービス(全て無料)をご紹介しましたが、また使っていない方はぜひ今すぐ活用してみて下さい。

 

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2018.11.07

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